Comment réussir une réunion en visioconférence ?

Plusieurs professionnels croient encore que les réunions en face à face sont le moyen le plus efficace de faire des affaires. Cependant, grâce aux progrès de la technologie et à des vitesses Internet plus rapides, la vidéoconférence est la meilleure chose à faire. De plus, il est important de comprendre que pour maintenir votre niveau de professionnalisme habituel lors d'une visioconférence, il faudra respecter quelques points. Dès lors, comment réussir une réunion en visioconférence ? 

Avoir une connexion Internet fiable et à haut débit

Une forte connexion garantira sans doute une conversation transparente. Si vous vous connectez à Internet via votre ordinateur portable au lieu d'un ordinateur de bureau, utilisez une prise Ethernet filaire pour éviter les problèmes de Wifi. Par ailleurs, il est recommandé d’améliorer vos visioconférences avec les écrans interactifs pour une meilleure visualisation. Cela vous permettra de mieux communiquer avec vos partenaires à distance. 

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Choisir un logiciel de visioconférence robuste

Si vous organisez la réunion, il faut que vous déterminiez quelle application utiliser. Grâce à ce logiciel, vous pourrez tenir une excellente conversation sans aucun souci. En effet, il existe dès lors une multitude applications qui vous permettent d'organiser vos réunions à distance. Certes, toutes les applications ne sont pas parfois à la hauteur de nos attentes. Il est très important de vous renseigner sur les applications que vous avez en face de vous.   

Tester son équipement informatique

Avant de démarrer la réunion, assurez-vous que le logiciel est correctement installé sur votre appareil et entraînez-vous à l'utiliser. En plus, vous devez tester votre caméra, ainsi que votre entrée et votre sortie audio.

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Ajuster les réglages

Il faut éviter le contre-jour des fenêtres ou des lumières, car cela rendra la vidéo mal éclairée. Au lieu de cela, placez-vous dans un espace calme et bien éclairé. Il est toujours mieux de minimiser les distractions telles que les peintures sur les murs ou l'encombrement sur votre bureau. Également, gardez toutes les fenêtres fermées et les appareils de production audio éteints. Cela vous permet de diminuer les risques de bruit de fond interférant avec la réunion.

Porter une tenue professionnelle

Il est crucial de s'habiller et de se comporter de manière aussi professionnelle que lors d'une réunion en personne. Ne commettez pas l'erreur de porter une chemise à col et une cravate avec un short ou une autre tenue décontractée. En effet, vous ne savez jamais quand vous devrez peut-être vous lever pour faire quelque chose.

Savoir quand utiliser le bouton "muet"

Il est fortement conseillé de désactiver votre microphone lorsque vous ne parlez pas. Cela aidera à minimiser tout bruit de fond gênant afin que chacun puisse se concentrer sur ce que les orateurs ont à dire. 

Avec la mondialisation croissante, de plus en plus de sociétés tireront parti de la vidéoconférence pour connecter leurs employés à différents endroits. Gardez donc ces conseils à l'esprit pour vous connecter avec vos collègues distants de manière confiante et professionnelle.